Cách quản lý dòng tiền khi mới bắt đầu kinh doanh nhỏ

Khi bước vào kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh nhỏ tại nhà hoặc mở quán với số vốn hạn chế, dòng tiền chính là yếu tố sống còn. Có thể bạn chưa cần hiểu quá sâu về kế toán, chưa dùng phần mềm quản lý phức tạp, nhưng nếu không kiểm soát được dòng tiền – tức là số tiền thực sự chảy vào và chảy ra mỗi ngày – thì quán bạn rất dễ rơi vào trạng thái bán nhiều nhưng cuối tháng lại không còn tiền.

Dòng tiền không chỉ là tiền lời. Nhiều người mới mở quán thường nhầm tưởng rằng miễn có khách, có doanh thu đều thì sẽ ổn. Nhưng trên thực tế, rất nhiều trường hợp “bán càng nhiều càng thiếu tiền” là do không biết rõ chi phí phát sinh, không kiểm soát được tồn kho, hoặc không phân biệt được đâu là vốn, đâu là lãi. Chính vì vậy, việc học cách theo dõi và quản lý dòng tiền ngay từ đầu là bước khởi đầu cần thiết để đảm bảo bạn không bị hụt hơi giữa chừng.

Trước hết, bạn cần làm rõ ba khoản cơ bản: vốn đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và doanh thu hằng ngày. Vốn đầu tư ban đầu bao gồm các khoản như mua bàn ghế, vật dụng, thiết bị, nguyên liệu lần đầu, làm bảng hiệu, in menu… Đây là số tiền bạn bỏ ra trước khi có đơn hàng đầu tiên. Chi phí vận hành là những khoản bạn phải chi đều đặn như tiền nguyên liệu hằng ngày, tiền điện nước, tiền thuê mặt bằng (nếu có), tiền lương (nếu thuê người phụ), tiền túi đựng, khăn giấy, gas, than, dầu ăn… Còn doanh thu hằng ngày là toàn bộ tiền bạn thu về từ khách mỗi ngày.

Để quản lý dòng tiền tốt, điều đầu tiên là phải ghi chép rõ ràng. Dù quán bạn nhỏ, chỉ bán vài món đơn giản, thì cũng nên ghi lại mỗi ngày đã bán được bao nhiêu, chi ra những gì. Bạn có thể ghi vào sổ tay, vào file Excel, hoặc dùng app ghi chú trên điện thoại. Việc này không mất nhiều thời gian nhưng cực kỳ quan trọng để biết tiền đang đi đâu. Mỗi tối hoặc cuối ca, bạn nên dành vài phút tổng hợp: hôm nay bán được bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.

Một cách dễ áp dụng là tách dòng tiền theo ba túi: túi vốn, túi chi phí vận hành và túi lợi nhuận. Mỗi lần nhập hàng hoặc đầu tư gì mới, hãy lấy từ túi vốn. Mỗi ngày, khi chi tiền mua nguyên liệu, gas, nước đá… thì lấy từ túi chi phí vận hành. Cuối ngày, nếu còn tiền dư sau khi trừ hết chi phí, đó chính là lợi nhuận, bạn bỏ vào túi thứ ba. Việc chia ba túi như vậy sẽ giúp bạn không xài lẫn lộn và luôn biết quán đang ở trạng thái nào.

Ngoài ra, bạn cần lập kế hoạch dòng tiền theo tuần hoặc tháng. Hãy tính trung bình mỗi ngày bạn cần bao nhiêu để vận hành. Ví dụ, nếu mỗi ngày chi 300.000 cho nguyên liệu và điện nước, thì bạn cần ít nhất 9 triệu cho 30 ngày vận hành. Hãy luôn có sẵn số tiền đó, đừng xài hết vì nghĩ đang có lời. Nhiều quán nhỏ rơi vào cảnh “hôm qua bán đông nên hôm nay hết tiền nhập hàng” chính là vì không lập kế hoạch dòng tiền cụ thể.

Một vấn đề dễ bỏ qua là chi phí ẩn – những khoản nhỏ nhưng cộng lại rất đáng kể như phí ship khi mua nguyên liệu, phí in lại menu, khăn giấy, túi mang về, tiền điện tăng bất ngờ, hỏng thiết bị phải sửa. Bạn nên lập một khoản dự phòng nhỏ hàng tuần để xoay xở khi cần. Ví dụ, mỗi tuần trích ra 100.000 – 200.000 đồng từ lợi nhuận để làm quỹ dự phòng. Khoản này sẽ cứu bạn trong những lúc có sự cố mà không cần vay mượn hoặc phải dừng bán.

Trong quá trình bán, hãy theo dõi sản phẩm nào mang lại lợi nhuận tốt nhất, sản phẩm nào chỉ vừa đủ hòa vốn hoặc tệ hơn là đang lỗ. Không phải món nào bán chạy cũng là món lời nhiều. Có những món khách thích nhưng giá vốn cao, thao tác nhiều, tốn nguyên liệu phụ – bạn cần tính toán và điều chỉnh nếu không muốn bị âm dòng tiền. Hãy tập trung đẩy mạnh những món có biên lợi nhuận tốt, dễ làm, dễ chuẩn bị và ít hao hụt.

Một điểm quan trọng nữa là đừng tiêu hết tiền lời mỗi ngày. Với những quán nhỏ mới mở, lời mỗi ngày không lớn nhưng nếu biết tích lũy đúng cách, bạn sẽ có khoản vốn tái đầu tư sau vài tháng. Hãy đặt ra nguyên tắc rõ ràng: mỗi tuần hoặc mỗi tháng chỉ rút ra một khoản cố định để chi tiêu cá nhân, phần còn lại để tái đầu tư, nâng cấp quán, nhập thêm hàng hóa. Việc giữ kỷ luật tài chính giúp bạn đi đường dài, tránh được tình trạng “bán đông nhưng vẫn không dư”.

Nếu có thể, bạn nên dùng tài khoản ngân hàng riêng để thu chi quán, tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân. Mỗi lần thu được tiền từ khách, bạn nộp vào tài khoản đó. Mỗi lần chi, bạn ghi rõ nội dung. Cách làm này giúp bạn dễ kiểm soát dòng tiền, dễ tính lời lỗ và rất tiện nếu sau này muốn mở rộng, vay vốn hoặc làm hợp tác.

Trong giai đoạn đầu, nếu bạn có cơ hội bán hàng theo đặt trước, hãy ưu tiên. Khi khách đặt trước, bạn chỉ cần chuẩn bị đúng số lượng, không bị tồn hàng, không lãng phí nguyên liệu. Việc này giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả hơn rất nhiều vì chi phí đầu ra và doanh thu đầu vào gần như tương ứng ngay lập tức. Đây là một trong những mô hình lý tưởng cho quán nhỏ chưa có vốn dự phòng lớn.

Tóm lại, để quán nhỏ vận hành ổn định và có lợi nhuận thật sự, bạn không thể “bán theo cảm hứng” mà phải học cách quản lý dòng tiền ngay từ đầu. Hãy ghi chép đều đặn, phân chia dòng tiền rõ ràng, lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, tránh nhầm lẫn giữa vốn và lãi. Một quán nhỏ nhưng dòng tiền sạch, kiểm soát tốt và có kế hoạch cụ thể sẽ luôn vững vàng hơn một quán lớn nhưng chi tiêu lộn xộn. Kinh doanh nhỏ nhưng phải nghĩ lớn, và bắt đầu từ việc kiểm soát từng đồng tiền vào ra mỗi ngày.