Làm sao để quán bạn có “dòng tiền đều” mỗi tháng?

Dòng tiền là yếu tố sống còn trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, đặc biệt là đối với những quán nhỏ, mới mở hoặc chưa có lượng khách ổn định. Có lợi nhuận là một chuyện, nhưng có dòng tiền đều mỗi tháng lại là một chuyện khác. Không ít chủ quán gặp phải tình trạng bán được nhiều ngày này nhưng ế ẩm ngày khác, thu không đủ chi, phải bù lỗ từ tiền cá nhân để duy trì hoạt động. Câu hỏi đặt ra là: làm sao để quán có doanh thu ổn định, tiền vào đều mỗi ngày và có thể kiểm soát dòng tiền dễ dàng?

Trước tiên, bạn cần hiểu dòng tiền là gì. Dòng tiền đơn giản là dòng chảy của tiền mặt ra và vào trong quá trình kinh doanh. Tiền vào là doanh thu từ việc bán hàng mỗi ngày, tiền ra là các khoản chi như nguyên liệu, điện nước, tiền thuê, lương nhân viên, khuyến mãi, marketing… Khi dòng tiền dương, tức là tiền vào lớn hơn tiền ra, bạn có thể duy trì hoạt động, xoay vòng vốn và tiếp tục đầu tư. Ngược lại, nếu dòng tiền âm, bạn sẽ bị động, dễ rơi vào khủng hoảng ngay cả khi doanh thu tổng thể cuối tháng có vẻ “ổn”.

Một trong những nguyên nhân khiến dòng tiền không đều là do doanh thu thất thường. Có ngày bán được rất tốt, nhưng có ngày lại vắng khách, hoặc có tuần cao điểm, tuần sau lại ế. Để cải thiện điều này, bạn cần có kế hoạch thu hút khách đều đặn, thay vì chờ khách tự đến. Việc tổ chức các chương trình khuyến mãi định kỳ, tạo combo món ăn, đưa ra món mới theo tuần hoặc tổ chức sự kiện nhỏ tại quán đều là những cách đơn giản giúp giữ chân khách cũ và tạo sức hút mới cho khách vãng lai.

Ngoài ra, yếu tố thời điểm cũng rất quan trọng. Nhiều quán nhỏ bị lệ thuộc vào một khung giờ duy nhất trong ngày, ví dụ chỉ bán sáng hoặc chỉ bán chiều. Điều này khiến doanh thu phụ thuộc vào đúng khoảng thời gian đó. Nếu mưa, nắng gắt hoặc khách bận đột xuất, bạn gần như mất trắng doanh thu ngày hôm đó. Để tránh phụ thuộc vào một khung giờ, bạn có thể cân nhắc mở rộng thời gian hoạt động một cách linh hoạt. Ví dụ, nếu buổi sáng bạn bán cà phê, buổi chiều có thể bán trà trái cây hoặc đồ ăn vặt, thậm chí nhận đơn đặt trước để giao hàng vào buổi tối.

Việc đa dạng hóa sản phẩm cũng là một cách để làm dòng tiền ổn định hơn. Thay vì chỉ bán một món duy nhất, bạn nên có từ hai đến ba nhóm sản phẩm khác nhau, hướng đến nhiều tệp khách khác nhau trong ngày. Ví dụ, sáng bán đồ ăn nhanh cho người đi làm, trưa nhận giao cơm cho văn phòng gần đó, chiều bán đồ uống cho học sinh hoặc người qua lại. Mỗi nhóm khách đều có nhu cầu khác nhau, nếu bạn khai thác tốt thì lượng khách sẽ phân bố đều hơn thay vì tập trung vào một thời điểm.

Quản lý chi phí chặt chẽ cũng là cách để giữ dòng tiền ổn định. Nhiều chủ quán mới mở thường không kiểm soát tốt phần chi, dẫn đến cuối tháng không biết tiền đi đâu, còn bao nhiêu. Hãy tập thói quen ghi lại đầy đủ chi tiêu hàng ngày, từ tiền mua nguyên liệu, gas, điện, nước, hộp đựng, đến các chi phí nhỏ như gửi xe, tiền tiếp thị, vận chuyển. Việc theo dõi chi tiết sẽ giúp bạn phát hiện sớm các khoản chi không cần thiết, điều chỉnh cách mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp hợp lý hơn để tiết kiệm chi phí mà vẫn giữ chất lượng sản phẩm.

Một sai lầm khác dẫn đến dòng tiền không đều là định giá sai sản phẩm. Có những quán bán rất đông nhưng cuối tháng vẫn không đủ bù chi, vì giá bán quá thấp so với chi phí. Bạn cần tính kỹ giá vốn cho từng món, bao gồm nguyên liệu, công sức, bao bì và cả điện nước nếu tính theo tỷ lệ. Sau đó, định giá sao cho có lợi nhuận ít nhất từ 30% trở lên trên mỗi sản phẩm. Đừng e ngại việc tăng giá nếu bạn làm sản phẩm chất lượng, phục vụ tốt. Khách sẵn sàng trả thêm 2.000 đến 5.000 đồng cho một ly nước nếu họ thấy đáng đồng tiền.

Vấn đề tồn kho cũng là điểm ảnh hưởng đến dòng tiền mà ít ai để ý. Nguyên liệu tồn quá nhiều sẽ làm bạn bị “chôn vốn”, dễ hỏng, giảm chất lượng và gây lãng phí. Còn nếu thiếu nguyên liệu lại làm mất cơ hội bán hàng. Hãy theo dõi sát sao lượng nguyên liệu sử dụng hằng ngày để điều chỉnh việc nhập hàng hợp lý. Nếu có món bán chậm, nên cân nhắc loại bỏ hoặc thay bằng món dễ tiêu thụ hơn. Ngoài ra, nên có công thức định lượng rõ ràng để tránh hao hụt không kiểm soát.

Một giải pháp rất hiệu quả trong việc giữ dòng tiền ổn định là thiết lập hệ thống đặt trước và khách hàng thân thiết. Nếu bạn có một nhóm khách quen ăn uống hằng ngày, hãy tạo chương trình đặt trước cho cả tuần hoặc tặng ưu đãi nhỏ nếu họ đặt hàng định kỳ. Việc này giúp bạn có doanh thu dự đoán trước, dễ lập kế hoạch nhập hàng và tránh ngày bán quá ít. Đồng thời, tạo cảm giác gắn kết với khách giúp tăng khả năng họ quay lại nhiều lần trong tháng.

Việc mở rộng kênh bán hàng cũng góp phần giúp dòng tiền đều hơn. Thay vì chỉ bán trực tiếp tại quán, bạn có thể đăng ký thêm trên các nền tảng giao đồ ăn, nhận đặt hàng qua Facebook, Zalo hoặc hợp tác với các shipper khu vực. Khi có nhiều kênh tiếp cận khách hàng, khả năng bán được hàng mỗi ngày sẽ cao hơn, kể cả khi lượng khách đến quán giảm vì lý do thời tiết, dịch bệnh hay các yếu tố bên ngoài khác.

Một yếu tố tâm lý cũng rất quan trọng đó là bạn cần xây dựng “thói quen mua hàng” cho khách. Điều này nghe có vẻ trừu tượng nhưng thực tế lại rất đơn giản. Khi bạn bán đều đặn, giờ giấc rõ ràng, chất lượng ổn định, khách sẽ tự động nhớ đến bạn vào thời điểm họ cần. Ví dụ, nếu bạn mở quán bánh mì lúc 6h sáng mỗi ngày đúng giờ, khách đi làm sẽ có thói quen ghé mua mà không cần suy nghĩ. Thói quen này chính là yếu tố giúp dòng tiền đều đặn mỗi ngày mà không cần chạy quảng cáo hay khuyến mãi liên tục.

Cuối cùng, để kiểm soát dòng tiền tốt, bạn cần có báo cáo tài chính đơn giản hằng tuần và hằng tháng. Không cần phần mềm phức tạp, chỉ cần một file Excel hoặc cuốn sổ tay ghi rõ doanh thu từng ngày, tổng chi trong tuần, lợi nhuận ước tính và lượng hàng tồn. Việc nhìn lại con số giúp bạn điều chỉnh kịp thời, chủ động hơn trong các quyết định kinh doanh và tránh bị động khi có phát sinh bất ngờ.

Duy trì dòng tiền đều đặn mỗi tháng là một bài toán thực tế nhưng hoàn toàn có thể làm được nếu bạn chịu khó quan sát, linh hoạt và kiên trì. Từ cách vận hành, định giá, quản lý chi phí đến việc phục vụ khách hàng đều ảnh hưởng đến dòng tiền. Một quán nhỏ không cần phải bán thật đông mỗi ngày, chỉ cần bán đều, đủ và ổn định là đã có thể duy trì và phát triển bền vững.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc giữ doanh thu ổn định, hãy thử áp dụng các giải pháp trong bài viết này một cách từ từ. Đôi khi chỉ cần thay đổi một chi tiết nhỏ, bạn sẽ thấy dòng tiền bắt đầu trở nên dễ kiểm soát và đều đặn hơn mỗi tháng.